Registrar observações sobre um cliente
Guarde contexto do relacionamento na ficha do cliente correto.
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Para que serve
Ler e acrescentar observações na ficha de um cliente. Use essa área para registrar contexto útil do relacionamento comercial, como uma informação recebida em contato ou uma condição que a equipe deve conhecer ao preparar o próximo atendimento.
Quem pode usar
Pessoas com acesso ao cliente e permissão para registrar observações. O alcance da carteira continua valendo para essa operação. Um cliente sem associação válida ao conjunto de representantes permitido pode não estar disponível para uma conta de acesso restrito.
Antes de começar
Abra a ficha certa e confirme o código do cliente. Separe uma observação de uma ação: a observação registra contexto; uma ação organiza execução, responsável e prazo. Se o assunto precisa de acompanhamento, use também o procedimento de criar ações para clientes.
Como fazer
- Abra Clientes no menu e localize o registro usando a busca e os filtros.
- Abra a ficha e confirme nome e código. No exemplo da Aurora Distribuidora, confira se o registro desejado é realmente C001.
- Localize a seção de observações e leia os registros disponíveis antes de acrescentar outro.
- Escreva uma observação objetiva, com o contexto necessário para que outra pessoa entenda o ocorrido. Por exemplo: “Contato realizado; cliente pediu retorno sobre o próximo pedido”.
- Revise o texto e envie pelo controle da seção.
- Aguarde o resultado e confira a observação na lista. O autor é associado à identidade autenticada que realizou o registro.
- Se houver uma tarefa a executar, crie uma ação vinculada ao cliente e defina seu responsável e prazo.
Uma observação não altera o cadastro, a classificação RFV, a situação de crédito nem os pedidos do cliente. Ela acrescenta informação de acompanhamento à ficha consultada.
Dados demonstrativos
O que conferir
Confira se o texto foi incluído no cliente correto e se descreve um fato de forma compreensível. Evite frases que dependam de uma conversa fora do sistema, como “resolvido conforme falamos”, quando outras pessoas precisarão entender o contexto.
Se ocorrer uma interrupção depois de enviar, atualize a consulta das observações antes de repetir. Isso ajuda a distinguir uma falha de apresentação de uma tentativa que já foi registrada.
Dúvidas e problemas
Estou em Visualizar como e não consigo salvar. O modo permite apenas leitura. Retorne à sua visão original para registrar a observação com a sua identidade e permissão.
Consigo consultar parte da carteira, mas não registrar neste cliente. O acesso depende do vínculo comercial e do alcance efetivo, não só do papel da conta. Informe o código do cliente ao administrador para conferência.
Preciso corrigir o cadastro ou cobrar um prazo. A observação não faz essas alterações. Encaminhe a correção cadastral pela rotina da empresa ou crie uma ação para o trabalho com prazo.